Magyarországon a szakképesített fordítók (egyelőre) csak néhány kivételes esetben hitelesíthetnek, és a fordításhitelesítés formai követelményeit semmi nem szabályozza, így a fordítók a legkülönfélébb technikákat alkalmazzák e célból. Az alábbiakban áttekintjük azokat a módszereket, amelyekkel elvégezhető a fordítás hitelesítése és megakadályozható, hogy a hitelesített fordításokat manipulálni lehessen (hamisítás, lapok eltávolítása, hozzáfűzése formájában stb.). Az itt ismertetett módszerek az ún. hivatalos fordítások esetében is alkalmazhatók.
"Feltörhetetlen" módszer nyilván nem létezik, így a csalók dolgát az alábbi módszerekkel legfeljebb megnehezíteni tudjuk. És még egyszer szeretnénk hangsúlyozni, hogy a szakfordítók által végzett hitelesítésre vonatkozó szabályozás híján az itt leírtak csak általános tanácsok vagy részben a piaci gyakorlatot tükrözik, ezért igyekszünk elkerülni a "kell", "kötelező" szavakat. Hozzátesszük, hogy Németországban a formai követelményekkel kapcsolatban még a Német Szabadúszó Fordítók és Tolmácsok Egyesülete (DVÜD) is csak ajánlásokat fogalmaz meg, egy ilyen útmutató a magyar piacra vonatkozóan is hasznos lenne.
1) Kék színű pecsét és aláírás
A hitelesítés legelterjedtebb módja az aláírás, ami kiegészülhet egy bélyegző használatával. Mindkettőből kék színűt érdemes használni, hiszen a fekete színű aláírásról vagy pecsétről nem könnyű megállapítani, hogy eredeti vagy másolat (a színes fénymásolatokat most hagyjuk). Fontos tudni, hogy a bélyegző nem kötelező, még ha sokan ennek az ellenkezőjét is állítják. Ennek ellenére egy pecséttel kiegészített aláírás hivatalosabb hatást kelt és nehezebben hamisítható, tehát érdemes rááldozni pár ezer forintot. Hogy körbélyegzőt vagy szögletes bélyegzőt választunk, az a szakfordítók esetében egyéni ízlés kérdése, talán a körbélyegző jobban mutat, nehezebb hamisítani, illetve pl. körcímkével is kompatabilis.
2) Eredeti szöveg mellékelése
"Alapszabály", hogy a fordításhoz mindig hozzácsatoljuk az eredeti szöveget, hiszen így tudjuk bizonyítani, hogy mely szövegváltozat alapján készítettük el a fordítást. Sőt: A kísérő szövegben (l. 4. pont) arra is érdemes kitérni, hogy a fordítás az eredeti szöveg hiteles (pl. közjegyző által hitelesített) vagy nem hiteles másolatáról (pl. fénymásolat, fénykép stb.) készült, vagy hogy az eredeti szöveget milyen változatban mellékeljük a fordításhoz. Elvileg háromféleképpen juthatunk a forrásnyelvi szöveghez:
- Az ügyfél fénymásolatot hoz magával (vagy befényképezve/beszkennelve küldi el az eredeti szöveget). Ekkor a záradékban az fog szerepelni, hogy a fordítás nem hiteles másolat alapján készült. A befényképezett/beszkennelt szöveget célszerű nyomtatható minőségben elkérni.
- Az ügyfél bemutatja az eredetit, amelyről fénymásolatot készítünk. Ilyenkor a záradékban az fog szerepelni, hogy az eredeti dokumentumról készült fénymásolat alapján készítettük el a fordítást.
- Az ügyfél közjegyző által készített hiteles másolatot hoz magával, ilyenkor a közjegyzői hitelesítési záradékot magyar vagy idegen nyelven viszik fel a másolat hátoldalára. A záradékban ilyenkor az szerepel, hogy a fordítás hiteles másolat alapján készült.
A sorrenddel kapcsolatban talán az a logikus, hogy a fordítás legyen felül, az eredeti szöveg pedig alul.
3) Eredeti szöveg és a fordítás összetűzése
Az eredeti szöveget és a fordítást célszerű összetűzni. Ennek módja az összetűzendő lapok számától is függ. Természetesen mindegyik módszernél az a cél, hogy az összetűzött lapokat ne lehessen megbontani. Néhány lapból álló iratanyag esetében az alábbiakra van lehetőségünk:
- Talán a legelterjedtebb módszer, hogy a lapokat tűzőgéppel összetűzzük (pl. három helyen: jobb oldalon felül, középen és alul), esetleg az egyik tűzőkapocsra rá lehet helyezni egy pecséttel ellátott körcímkét úgy, hogy az mindegyik lapot átfogja. A hátlapon pedig a körcímkét még egyszer le lehet pecsételni úgy, hogy a pecsét egy része rálógjon a lapra. A módszer hátránya, hogy a tűzőkapcsokat viszonylag könnyű eltávolítani. Nehezítjük a csalók dolgát, ha a tűzőkapcsokra egy erős tapadású és kifejezetten erre a célra kitalált, kb. 5-6 cm átmérőjű címkét (németül Siegelstern) ragasztunk, amelyet szintén lepecsételhetünk. Ezeket a címkéket csak a lapok roncsolásával lehet eltávolítani.
Forrás: https://www.advo-discount.de
- A lapok (pl. jobb felső) sarkát vissza lehet hajtani, és a visszahajtott részt össze lehet tűzni tűzőkapoccsal vagy szegeccsel, sőt a visszahajtott részt még le is lehet pecsételni, mert akkor mindegyik lap visszahajtott részére kerül a pecsétből. Két lap esetén elég csak a második lapot visszahajtani (ez németül az ún. Schmetterlingsknick).
Forrás: http://www.http://uepo.de
- Talán a legbiztosabb és legprofibb módszer az, ha a lapokat visszahajtás nélkül egyszerűen az egyik (pl. jobb felső) sarokban egy kombinált lyukasztó és szegecselő fogóval előbb kilyukasztjuk, majd a szegecset a lyukba préseljük. Érdemes kifejezetten irodai célra kitalált lyukasztó és szegecselő fogót beszerezni, mert a textilanyagok lyukasztásához/tűzéséhez való fogókat nehezebb kezelni.
Forrás: http://www.http://uepo.de
Vaskosabb iratanyagok esetén érdemes a lapok szélét irodai lyukasztóval kilyukasztani, majd valamilyen (adott esetben nemzeti színű) szalaggal összekötni. Tudomásunk szerint a nemzeti színű szalag használatát semmi nem tiltja, az írószerboltokban legalábbis minden további nélkül beszerezhető. A lelogó szalagvéget egy lepecsételt körcímkével érdemes az iratanyag hátoldalához ragasztani, majd a körcímkét úgy lepecsételni, hogy a pecsét egy része rálógjon a lapra.
4) Kísérőszöveg
A kísérőszöveget az adott célnyelven vagy a forrás- és célnyelven érdemes elkészíteni, pl.:
Igazolom, hogy a mellékelt (2 oldalas) magyar nyelvű fordítás mindenben megegyezik a mellékelt (2 oldalas) angol nyelvű dokumentum (nem) hiteles másolatának szövegével.
Ezt a kísérőszöveget olyankor érdemes használni, ha külön fedlapot készítünk, és azt is összekapcsoljuk a fordítással, illetve az eredeti szöveggel. Az oldalszám megadása azért előnyös, mert így utólag nehezebb lapokat eltávolítani/hozzáadni, vagy ebben az esetben a kísérőszöveget is módosítani kell.
A kísérőszöveget a fordító saját maga írja alá (ne feledjük: a hitelesítés szakfordítói jogkör!), és érdemes még azt is feltüntetnie, hogy milyen nyelvpárban dolgozik (pl. képesített angol-magyar szakfordító). Növeli a bizalmat, ha még a képesítés/oklevél számát (vagy a nyilvántartási számát) is megadja.
Néhány lapból álló iratanyag esetében nem szükséges külön fedlap, hanem elég a kísérőszöveget a fordított szöveg minden egyes lapjának (vagy akár csak az első lap) aljára elhelyezni pl. a következő megfogalmazásban:
Igazolom, hogy a fordítás mindenben megegyezik a mellékelt angol nyelvű dokumentum (nem) hiteles másolatának szövegével.
5) Bónusz: Elektronikus hitelesítés
Mivel a fordítási szolgáltatás alapvetően egy elektronikus formában megszervezhető és kevés személyes kontaktust igénylő munkafolyamat, érdemes lehet áttérni az elektronikus hitelesítésre. Ilyenkor a dokumentumra egy időbélyeggel ellátott elektronikus aláírás kerül. Az időbélyegző alapján igazolható, hogy az aláírás akkor készült, amikor az aláíró tanúsítványa még érvényes volt. A hitelesített dokumentumot egy (speciális szoftver segítségével megnyitható) es3 gyűjtőfájlban vagy pdf formátumban lehet elküldeni az ügyfélnek. Ha viszont személyesen kell bemutatnia a hiteles fordítást, akkor ez a megoldás nem jöhet szóba, hiszen az elektronikus aláírással ellátott dokumentumot ugyan ki lehet nyomtatni, de akkor a hitelességét nem lehet ellenőrizni. Elektronikus hitelesítési szolgáltatást havonta néhány ezer forinttól lehet igényelni, az ár az időbélyegek számától is függ.
Címkék: hiteles fordítás, hivatalos fordítás, fordításhitelesítés, elektronikus fordításhitelesítés, fordítás hitelesítés, fordítóiroda